Als je snel betaald wilt krijgen, dan is een juiste factuur wel de nummer 1 eis! Wat als die niet goed is?
Gesprek tussen credit controller en accountmanager
John: “Hi Mariël, er zit een fout in factuur F4321 van Jansen B.V. Er staat een verkeerd serienummer op. Kun jij de factuur even aanpassen en opnieuw aan de klant sturen?”
Mariël: “Hi John, eh, nee, ik kan de factuur niet aanpassen. Dat mag namelijk niet.”
J: “Jawel hoor, van mij mag het! Doe niet zo moeilijk, pas dat ding aan en verstuur hem dan gelijk. De klant betaalt ‘em meteen, heeft ie gezegd.”
M: “Ik weet dat het de snelste oplossing lijkt, maar de Belastingdienst vindt het niet goed. In feite krijg je zo 2 facturen. Ze hebben dan een verschillende inhoud, maar wel hetzelfde factuurnummer. Dat mag dus niet. Elke factuur moet een uniek nummer hebben.”
J: “Ok, hoe lossen we het dan op?”
M: “Nou John, eerst maken we een credit nota en daarna een nieuwe factuur.”
Mag niet?
Ontelbare keren heb ik dit gesprek gevoerd met collega’s van de Sales afdeling. Logisch, zij kennen al die regels vaak niet hoe je omgaat met een foute factuur. Of de achterliggende gedachte. Zij zien gewoon de meest makkelijke oplossing: pas de factuur even aan. Alleen, dat mag niet meer als de factuur al aan de klant is verstuurd.
Een foute factuur corrigeren – hoe dan wel?
Een foute factuur kan maar op 1 manier gecorrigeerd worden. Eerst maak je een credit nota en daarna maak je een nieuwe factuur. Soms wordt dat een debet nota genoemd. De foute factuur en de credit nota boek je vervolgens tegen elkaar weg. En zo doet je klant dat ook. Daardoor blijft alleen de correcte, nieuwe factuur over om te betalen.
TIP
Vaak komen verzoeken voor het corrigeren van een factuur als die al over de betaaldatum is. Op de nieuwe factuur gaat in de regel afgesproken betaaltermijn opnieuw lopen. Bespreek met je klant of die de juiste factuur binnen een week wil betalen.
Kun je ook een gedeelte van een factuur corrigeren?
Ja, dat kan zeker. Als het gaat om bijvoorbeeld een verkeerde prijs. Of als de klant een gedeelte heeft teruggestuurd. Dan maak je een credit nota met het bedrag dat teveel of fout was. Op de credit nota moet een verwijzing staan naar het oorspronkelijke factuurnummer. Natuurlijk krijgt de credit nota zelf een uniek factuurnummer.
De oorspronkelijke factuur en de credit nota vormen nu samen één factuur. Je klant neemt de credit op in de boekhouding. En betaalt het verschil.
Regels, regels, regels
Aan facturen – en credit nota’s – zijn wettelijke eisen gesteld. In het bovenstaande verhaal ben ik ervan uitgegaan dat aan die eisen wordt voldaan.
Meer weten? Neem gerust contact met me op.