Voor veel ondernemers is het betaald krijgen een soort van sluitpost. Ach, ik krijg mijn geld toch wel, hoor ik regelmatig. Maar waarom zou je erop willen wachten? Je hebt zelf toch ook kosten die betaald moeten worden? En als je wilt groeien, dan heb je je cash helemaal snel nodig.
Wat je natuurlijk het liefst wilt, is dat je zonder gedoe op tijd betaald krijgt. Op een manier zodat je een goede relatie met je klant houdt. Je moet het ze gemakkelijk maken, verleiden zelfs, om te betalen. Dat makkelijk maken kun je zien als een stukje service naar je klanten toe.
Hieronder 5 tips om op een eenvoudige en vriendelijke manier ervoor te zorgen dat je klanten op tijd betalen.
1. Snel factureren
Factureer direct na levering. Wacht er niet mee, nu ligt de bestelling nog vers in het geheugen. Hup, meteen die factuur erachteraan.
Factuur je diensten over een bepaalde periode, doe dat dan op de laatste dag van die periode. Dat is meestal per maand. Houd de betalingstermijn dan kort, de diensten heb je allang geleverd.
Er zijn bedrijven die een keer per week of een keer per maand factureren. Daarmee kan er behoorlijke tijd zitten tussen levering en facturatie. Dat geeft eigenlijk onbewust het volgende signaal af: de betaling is niet zo belangrijk. Is dat echt zo? Waarschijnlijk niet. Ook jij hebt je betalingsverplichtingen en dus heb je de cash nodig.
2. Betaallink meesturen
Je stuurt een e-mail, waarbij in PDF de factuur als bijlage zit. In de mail zelf zet je een link naar bijvoorbeeld iDeal. Dat maakt het makkelijk voor de klant om de betaling meteen uit te voeren. Dit werkt vooral goed bij kleine bedrijven. En bij klanten die in de drukte de betaling vergeten.
Veel in-the-cloud boekhoudsoftware biedt deze mogelijkheid. Er zit vaak een betaalplatform achter, zoals Mollie, Buckaroo of Multisafepay, die hierin voorzien. Deze betaalplatformen bieden meerdere betaalopties, zoals per credit card of PayPal.
Daarnaast bieden ze online betaalmogelijkheden voor je klanten in het buitenland. In Duitsland wordt veel gebruik gemaakt van SOFORT Banking, in België van Bancontact. Zo kun je je buitenlandse klanten ook snel laten betalen.
Dit soort boekhoudsoftware is niet duur en biedt daarnaast nog veel andere mogelijkheden. Het is zeker de moeite waard om te onderzoeken of je er gebruik van gaat maken. Of dat je overstapt.
3. Betalingsdatum vermelden op de factuur
Veel bedrijven zetten op de factuur “betalingstermijn 14 dagen” of “betalen binnen 30 dagen”. Door het vermelden van de betaaldatum heb je alvast het rekenwerk voor de klant gedaan. Maak het je klant zo gemakkelijk mogelijk om op tijd te betalen.
Wie zaken doet met de overheid, moet weten dat overheden verplicht zijn binnen 30 dagen te betalen. Zo niet, dan mag je een rentefactuur sturen. Die zijn ze ook weer verplicht om te betalen. Dit is wettelijk zo vastgelegd.
Voor wie het nog niet weet: per 1 juli is er een nieuwe wet ingegaan met betrekking tot betaaltermijnen. Grootbedrijven mogen maximaal een betalingstermijn van 60 dagen hanteren voor MKB-leveranciers.
4. Duidelijke lay-out factuur
Zorg dat de lay-out overzichtelijk is waardoor de factuur makkelijk leest. Alle belangrijke gegevens, zoals het te betalen bedrag en je bankrekening, zie je meteen. Uiteraard voldoet je factuur aan de wettelijke eisen.
Grotere bedrijven werken vaak met Inkoopordernummers of Purchase Order numbers (PO nummers). Dat moet bij veel bedrijven op je factuur staan. Staat het er niet op, dan vertraagt dat de betaling enorm.
Let wel: de vraag van je klant op om zo’n nummer te vermelden, is een verzoek. Bedrijven en overheidsorganisaties zeggen rustig dat ze zonder dit nummer niet kunnen betalen. Alleen, het is geen wettelijke factuurvereiste. Is de levering of dienst naar tevredenheid uitgevoerd? Voldoet je factuur aan alle eisen? Dan is er geen wettelijke belemmering om te betalen, ook niet als dit nummer ontbreekt.
5. After-sales call voeren
Een aantal dagen voor de vervaldatum van de factuur, kun je een ‘after-sales’ call voeren. Zo achterhaal je of de klant tevreden was over de levering of dienst. Vragen of klachten kun je misschien gelijk oplossen of het een en ander in werking zetten. Ook kun je navragen of de factuur wel is ontvangen.
Regelmatig contact met je klant helpt natuurlijk om een goede relatie op te bouwen. Een goede relatie zorgt voor snellere betaling. Een tevreden klant betaalt!
Kortom
Alle bovenstaande acties laten zien dat de betaling voor jou een serieuze zaak is. Dat je ervan uitgaat dat jullie als gelijkwaardige partijen zakendoen. Dat je verwacht dat beide partijen de afspraken nakomen. En als jij klaar bent, hoeft je klant alleen nog maar te betalen. Da’s alles.
Uit mijn ervaring blijkt dat deze relatief kleine aanpassingen het best allemaal gedaan kunnen worden. Dat levert het meeste resultaat op. Zijn er nog meer dingen die je kunt doen? Zeker. Neem gerust contact met me op