Wanneer ik persoonlijk blij was met de Algemene Voorwaarden? Toen ik een aantal jaar geleden werkte bij een bedrijf dat heel veel klanten had. Na drie aanmaningen en een paar keer bellen, was het tijd voor de volgende stap. Als er geen klachten waren natuurlijk. We droegen de vordering dan over aan het incassobureau. In onze Algemene Voorwaarden stond dat er 1% rente per maand (of een gedeelte daarvan) berekend zou worden bij te late betaling. Dat bedrag werd door het incassobureau keurig geïnd. Hierdoor compenseerden wij een beetje de kosten om te bewaken dat onze klanten op tijd betaalden.
Kortom, waarom wel regelen?
In je Algemene Voorwaarden (AV) leg je afspraken vast die voor elke klant gelden. Bijvoorbeeld je betalingsvoorwaarden, zodat je klant niet zomaar de betaling kan uitstellen. Of in hoeverre je aansprakelijk bent als er eens is mis is gegaan in de uitvoering. Of hoe de garantie is geregeld. Bij verschillen van inzicht met je klant, kun je op je AV terugvallen, het is je vangnet. Ook voor starters!
Hoe stel je ze op?
Je kunt ze natuurlijk van internet plukken; plakken en knippen en klaar is kees. Er zijn alternatieven, die ervoor zorgen dat het vangnet werkt:
– Bij een overkoepelende branchevereniging hebben ze vaak al branchegerichte AV beschikbaar. Goed controleren of alle punten ook voor jouw bedrijf gelden en ze anders aan laten passen;
– Kijk op de website bij je conculega en laat een jurist ze voor jouw bedrijf aanpassen;
– Kijk op www.zzpovereenkomsten.nl of er een voorbeeld staat dat het meest geschikt is en laat dat aanpassen voor jouw bedrijf;
– Laat een jurist ze opstellen.
Hoe weet je klant ervan?
De wet zegt dat je de Algemene Voorwaarden voor het afsluiten van de overeenkomst “ter hand moet stellen.” Dat gaat natuurlijk in deze tijd een beetje anders.
Vuistregel: ze moeten bij de klant zijn voor het aangaan van de overeenkomst. Zo kan je klant ze meenemen in de overwegingen om met jou in zee te gaan. Ze vormen nu eenmaal een onderdeel van jouw aanbieding.
Het mag de klant geen moeite kosten om je AV te vinden. Je kunt ze makkelijk via je website beschikbaar maken. Zo kan je klant ze downloaden in PDF. Zet ze dan wel op jouw briefpapier. Tot slot moet je ze ook per post kunnen versturen als je klant daarom vraagt.
Wat moet je precies doen?
Als je jouw AV wilt laten gelden, volg dan deze 3 stappen:
– Stuur ze mee met de offerte;
– Verwijs op de offerte heel duidelijk naar de Algemene Voorwaarden;
– Laat je klant bevestigen dat hij/zij er kennis van heeft genomen. Dat kan de klant doen door elke bladzijde van de AV te paraferen. En deze dan terug te sturen met de getekende offerte.
Let op: dit geldt voor de B2B markt. Voor verkopen via webshops of aan consumenten kan het ook weer anders geregeld worden.
Andere aandachtspunten
Stel dat je klant ook Algemene Voorwaarden heeft. Dan gelden de AV van de partij die er als eerste naar verwees. Je kunt toch jouw AV van toepassing laten zijn. Laat je klant heel duidelijk weten dat je die van hem afwijst. Uiteraard wel schriftelijk en bewaar dit dan ook goed.
Doe je telefonisch een aanbod, dan moet je er uitdrukkelijk bij zeggen dat je Algemene Voorwaarden hanteert.
Voor toekomstige claims etc. is het handig als je alle versies van je AV bewaart. Plus alle documenten die aantonen dat jouw AV van kracht waren.
Als je er niet uitkomt
Kom je er met je klant nou niet uit, stel dan samen een contract op waarin je specifieke afspraken maakt. Je kunt daarvoor jouw AV of die van je klant als basis gebruiken. In het contract zet je dan welke artikelen vervallen. Of door welke deze vervangen worden. Je kunt ook samen nieuwe voorwaarden opstellen. Het is verstandig hierbij een jurist te betrekken.
Secuur
Het van toepassing laten zijn van de AV luistert heel nauw. Als je twijfelt of je dat goed doet, neem dan contact op met een deskundige.
Meer weten? Neem gerust contact met me op.