Afschrijven voor dummies
In mijn blog “Voorkom winstverlies weet wat een afgeschreven factuur kost!’’ rekende ik voor wat het kost om een factuur te moeten afschrijven. Maar hoe werkt zo’n afschrijving nou eigenlijk? Welke maatregelen kun je treffen? Hoe moet dat met de BTW?
Het potje Dubieuze Debiteuren
Het kan zijn dat je uiteindelijk besluit om een factuur te laten zitten. Dan kun je hem “afschrijven”. Je neemt hiervoor het bedrag zonder de BTW. In je administratie kun je een post “Dubieuze Debiteuren” opnemen, als een voorziening. Dat is een “potje met geld”, gereserveerd om dit soort dingen op te kunnen vangen.
De voorziening drukt op de winst. Ook zonder dit potje geldt de afschrijving als een verliespost. Het liefst maak je deze boeking aan het einde van je boekjaar. Zo blijft de openstaande factuur niet langer bij je openstaande debiteuren staan. Is je klant failliet, dan boek je de factuur ook zo weg.
Deze afboeking betekent niet dat je geen recht meer hebt op dat geld. Die houd je juist wel. Mocht je op de een of ander manier dan toch nog een kans zien om betaald te krijgen…
BTW terugvragen
De BTW voor de factuur heb je al betaald. Deze kun je terugvorderen van de Belastingdienst. De termijn hiervoor is tot één jaar nadat de overeengekomen betalingstermijn is verstreken. Als er geen betalingstermijn is afgesproken, geldt een betalingstermijn van dertig dagen. Voor facturen van voor 1 januari 2017 gelden andere regels.
Het crediteren van oninbare facturen om je betaalde BTW terug te krijgen, is niet de goede weg. De Belastingdienst kan hierop controleren. Gaat het om grote bedragen, dan kun je zelfs naheffingsaanslagen en flinke boetes verwachten.
Je moet wel je inspanningen kunnen aantonen om je factuur (en dus de BTW) betaald te krijgen. Bewaar je mailtjes, brieven, gespreksverslagen, rapporten van het incassobureau etc.
Hoe je precies de BTW terugvraagt, lees je op de site van de Belastingdienst.
Pff, wat een gedoe
Ja, zeg dat wel. Je kunt gewoon beter je hele “order-to-cash” proces op orde hebben. Dat je processen gericht zijn op risicobeheersing en tijdige betaling. Klinkt dat zwaar? Het kan vaak heel eenvoudig. Als het vooraf goed geregeld is dan hoef je achteraf niet te compenseren. Je weet immers uit mijn vorige blog hoeveel extra omzet je daarvoor moet maken.
Wil jij weten hoe je je bedrijf inricht om dit “gedoe” te voorkomen? Neem dan contact met me op.